Elektronické úložiště dokumentů jako podpora chodu organizace | AiP Safe s.r.o.



Elektronické úložiště dokumentů jako podpora chodu organizace

 

 

 

Systém DMS umožňuje ÚLZ evidovat a schvalovat dokumenty používané při kontrole nabývání majetku, provedení prací a nákupu služeb a kontrolu při správě veřejných příjmů.

 

Profil klienta

Ústav leteckého zdravotnictví v Praze je diagnostické, léčebné, posudkové a výcvikové zařízení s celostátní působností pro civilní a vojenský létající personál s možností poskytování řady vysoce specifických výkonů. Jedná se především o tyto výkony:

  • vstupní a pravidelná vyšetření příslušníků leteckého personálu, příslušníků řízení letového provozu a osob vykonávajících činnost ve specifických profesích
  • léčebná a posudková činnost u vojenského a civilního leteckého personálu, výsadkářů, potápěčů a příslušníků řízení letového provozu

Výchozí situace

Podobně jako řada dalších organizací zřizovaných státem musí ÚLZ dokladovat hospodaření s majetkem a finančními prostředky - ať již se jedná o jejich vynaložení nebo nabytí. Pro tyto potřeby není dostačující pouze pokladní či účetní doklad. Každý výdaj či nabytí prostředků prochází samostatným schvalováním na několika úrovních organizace, v jehož průběhu vzniká řada dokumentů evidujících žádosti a přijatá rozhodnutí. Ty jsou použity jako podklad pro pravidelnou finanční kontrolu.

Před nasazením systému DMS vznikaly a obíhaly tyto dokumenty v rámci organizace v tradiční papírové podobě. To s sebou neslo riziko jejich ztráty či poškození jakož i časovou a organizační zátěž, která se promítala se do činností spojených s finanční kontrolou.

Přínosy

  • Transparentní likvidace účetních dokladů
  • Odstranění papírové evidence a z toho vyplývající časové a finanční úspory
  • Usnadnění kontroly a průkaznosti při zacházení s finančními prostředky dle zákona 320/2001 Sb. a prováděcí vyhlášky 416/2004 Sb.
  • Rychlá dostupnost všech dokumentů
  • Řízený oběh dokumentů
  • Zpřehlednění pracovních procesů

Řešení

ÚLZ potřeboval systém, jehož prostřednictvím by mohl přehledně evidovat a schvalovat dokumenty pro kontrolu nabývání majetku, provedení prací a nákupu služeb a kontrolu při správě veřejných příjmů. A to vše v návaznosti na účetní doklady. Nezbytným předpokladem byla rovněž integrace se systémem SAP, ve kterém jsou účtovány faktury.

Ve spolupráci s dodavatelem stanovili zástupci ÚLZ několik klíčových bodů, jichž by nasazením systému mělo být dosaženo:

  • Správa obou agend v elektronické podobě, která zjednoduší přístup k dokumentům
  • Zrychlení oběhu dokumentů a vyloučení jejich ztráty či poškození
  • Operativnost při zpracování dokumentů

Řešení bylo postaveno jako webová aplikace na platformě SAFE, která je centrálně přístupná zaměstnancům organizace. V první části projektu byly implementovány procesy pro zpracování kontrol příjmů a výdajů. V další fázi byl pak celý systém doplněn o integraci se systémem ISDS, jehož prostřednictvím lze od roku 2010 přijímat nebo odesílat faktury.

Převod obou procesů do elektronické podoby umožnil pracovníkům organizace jednoduše evidovat a zpracovávat všechny důležité dokumenty, včetně řízení jejich oběhu. Tím byla zajištěna hladká návaznost jednotlivých pracovních kroků s jednoznačně daným výstupem.

Vytváření a správa dokumentů probíhá v systému SAFE včetně kontroly a schvalování faktur, které jsou však již účtovány v systému SAP. Oba systémy byly integrovány tak, aby při pravidelné finanční kontrole bylo možné z dokladu v systému SAP přejít do systému SAFE a zobrazit si relevantní dokumenty vztahující se ke kontrole výdajů či příjmů.