Datové schránky a datové zprávy | AiP Safe s.r.o.



Datové schránky - dokument management systém je trvalým řešením pro vaše důležité datové zprávy

Datové schránky - Acta Safe - řešení pro advokátní kanceláře

Datové schránky - státním institucím a právnickým osobám zakládá nový zákon č.300/2008 Sb. (Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů) od začátku července roku 2009 povinnost komunikovat i v elektronické podobě. Tímto zákonem, který je někdy nazýván prostě zákonem eGovernmentu, vznikne některým subjektům povinnost přijímat a odesílat dokumenty elektronickou poštou namísto papírových doporučených dopisů. Za tímto účelem byl zřízen Ministerstvem vnitra ISDS (Informační systém provozu datových schránek), o kterém se mezi veřejností hovoří jako o projektu datové schránky.

K čemu by měl ISDS sloužit a jak budou
elektronické dokumenty vypadat?

Datové schránky (ISDS) budou sloužit k příjímání a odesílání úředních dokumentů v elektronické podobě. Datové schránky po přihlášení zobrazí doručené datové zprávy a všechny nové označí jako doručené (podobně jako doručený doporučený dopis). Datové schránky budou také sloužit k odesílání nových datových zpráv organizacím státní moci. Datové zprávy, označeny datovou značkou, mohou nahrazovat doposud používané klasické doporučené papírové písemnosti. Pro lepší orientaci v oblasti datových schránek využijte slovník pojmů, který nové pojmy v oblasti datových schránek vysvětluje.

Subjekty, kterých se používání datových schránek bude týkat:

  • Orgány státní moci
  • Právnické osoby
  • Orgány definované v § 15 a 16 zák. např.:
    • zdravotní pojišťovny
    • advokáti
    • notáři
    • daňoví poradci
  • Fyzické osoby/občané (nepovinně)

Při manipulaci s elektronickými dokumenty těmto subjektům pravděpodobně vzniknou nové povinnosti spojené s ukládáním některých elektronických dokumentů (archivační/skartační lhůty vztahující se na dokumenty) po dobu roku až po desítky let.

Datové schránky a okolní informační systémy 

Co bude třeba ve vztahu k elektronickým dokumentům řešit 

  • hlídání termínů
  • evidenci dokumentů
  • rozdělování dokumentů
  • oběh dokumentů
  • vyřizování dokumentů
  • vyhotovování dokumentů
  • podepisování dokumentů a užívání datových značek
  • odesílání dokumentů
  • ukládání dokumentů 

Evidenci, ukládání, oběh datových zpráv mohou subjekty vyřešit různými způsoby

Datové schránky a podnikatelé (právnické a fyzické osoby) – bezpečné ukládání a oběh elektronických dokumentů

 Datové schránky budou pro podnikatele znamenat zcela nový přístup k úředním listinám, které dosud byly doručovány doporučeně nebo s dodejkou. Půjde především o formát dokumentu a přístup k nakládání s elektronickým dokumentem. Papírový, listinný dokument bude nahrazen elektronickým dokumentem. Aktuálně uvažuje Ministerstvo vnitra o souborech formátu pdf, png nebo tif. Pro soubor doručený do datové schránky se používá termín „datové zpráva". Datové schránky budou přístupné přes webové rozhraní, přes které má být možné datové zprávy prohlížet, číst, kontrolovat doručení, stahovat a jejich obsah ukládat (viz Ilustrace 1 - Datové schránky a informační systémy ...). Protože ukládání doručených úředních listin pro pozdější použíti je někdy nezbytné, budou subjekty, které používají datové schránky hledat bezpečný a spolehlivý způsob ukládání a vyhledávání obsahu důležitých datových zpráv. Hlavním důvodem je, že datové zprávy budou vždy po uplynutí 90 dní od přihlášení do datové schránky z datové schránky smazány.

Datové zprávy nebo doporučený dopis - víte co je fikce doručení?

Pro datovou zprávu platí, podobně jako u listovních zásilek, fikce doručení ve lhůtě 10 dní. Pokud se podnikatel nepřihlásí do datové schránky po dobu 10 dní od doručení datové zprávy, je taková datová zpráva automaticky považována za doručenou. V případě nevyzvednutí datové zprávy z důvodu nějaké překážky, lze požádat ve lhůtě 15 dní od překážky, která bránila vyzvednutí o prominutí úkonu. 

Datová schránka

Datová schránka je součástí systému datových schránek a slouží k nakádání s datovými zprávami. Jako základní nástroj komunikace mezi úřady státní správy a právnickými a fyzickými subjekty je datová schránka využívána především pro doručování úředních listin v digitální podobě. Pro vstup do datové schránky je třeba podat žádost, na základě které bude subjektu nebo osobě datová schránka vytvořena. Po prvním přihlášení je datová schránka aktivní a osoby mohou do datové schránky začít příjímat datové zprávy ze strany úřadů státní zprávy.

Datové schránky neumožní dlouhodobé povinné
ukládání příchozích zpráv

Datové schránky slouží k doručování a odesílání datových zpráv, dále ke čtení datových zpráv a také jako nástroj, který ověřuje doručení datové zprávy do jiné datové schránky. Ačkoliv by se na první pohled mohlo zdát, nejedná se o klasický e-mail se všemi jeho funkcemi. Datové schránky poskytují jen část funkcí klasického e-mailu, rozhodně si například podnikatelé ani orgány státní moci datové zprávy ve své datové schránce nemohou dlouhodobě uchovávat. Důvodem je, jak zmíněno výše, že datové zprávy jsou po určité době ze schránky odstraněny.

SAFE DS - bezpečný nástroj pro nakládání
s datovými zprávami

SAFE DS je nadstavbou nad Informačním systémem datových schránek a slouží pro trvalé, bezpečné uložení a zpracování datových zpráv. Obsah datové zprávy může být úřední listina v elektronické podobě. Na některé úřední listiny se ze zákona vztahují archivační a skartační lhůty a bude jej třeba dodržet i u dokumentů v elektronickém formátu. SAFE DS poskytuje prostředí pro dlouhodobé bezpečné ukládání a vyřizování elektronických dokumentů. Podporuje řízené předávání dokumentů pracovníkům a především hlídá dodržování lhůt (lhůty na vyřízení přijaté datové zprávy a zpracování odpovědi) stanovených orgánem státní moci. Jednoduše se vyhnete zmeškaným lhůtám díky včasnému upozornění na blížící se termín, který Vám SAFE DS zašle do e-mailové schránky. Sdílení jednoho dokumentu vybraným pracovníkům ušetří čas na vyřízení jedné listiny v řádech hodin. Uložení elektronického dokumentu na bezpečném místě bez rizika ztráty a prodlení - to je systém pro bezpečnou správu dokumentů SAFE DS. 

SAFE DS a spisová služba

Součástí portfolia AiP Safe je vlastní modul spisové služby (viz reference evidence příchozí a odchozí pošty) s plnou integrací s ISDS a zároveň modul SAFE DS, který umožňuje procesní zpracování dokumentů a jejich bezpečné uložení. SAFE DS zároveň disponuje i rozhraním pro napojení na stávající spisové služby organizace. Rozhraní pro komunikaci se spisovou službou klienta umožní předání uložené datové zprávy do spisové služby resp. příchozí a odchozí pošty. Modul SAFE DS umožní datové zprávy vyhledat, zobrazit, procesně zabezpečit vypracování odpovědi, dále předávat nebo exportovat pro účely poskytnutí uložených datových zpráv dalším aplikacím.  

Datové schránky - bezpečné řešení pro datové zprávy SAFE DS

Datové zprávy - archivace a oběh elektronických dokumentů
v organizacích státní moci

Organizace státní správy a samosprávy by měly být vybaveny systémem elektronické a spisové služby, který zajišťuje evidenci písemností. Tyto organizace propojí své systémy s ISDS a přes komunikační rozhraní se napojí na datové schránky. Datové zprávy se budou automaticky přesouvat do spisové služby, kde je lze rozdělovat pracovníkům. Do systému ISDS lze datové zprávy i odesílat právě z ESAS (Elektronická spisová a archivační služba AiP Safe) a celou problematiku řešit jen v elektronické podobě.