Správa dokumentů digitálním archivem a firemních workflow procesů | AiP Safe, s.r.o.



Digitální archiv a workflow

Digitální archiv s workflow - AiP SafeNaše řešení vám pomohou s efektivní správou digitálních dokumentů – optimalizují jejich oběh v organizaci, zajistí okamžité zpřístupnění a dlouhodobě bezpečné uložení.

S čím vám naše řešení pomohou?

Naše řešení vám mohou být nasazena jednotlivě nebo být vzájemně integrována. Pomohou vám se správou následujících agend:

Smlouvy - AiP SafeSmlouvy

Řešení pokrývá správu smluvních dokumentů a zajišťuje řízení jednotlivých fází jejich životního cyklu dle interních procesů (workflow) organizace včetně dlouhodobé archivace.

Faktury - AiP SafeFaktury

Řešení zajišťuje správu faktur a řízení jejich schvalovacího procesu. Umožňuje další zpracování dle interních procesů organizace spolu s dlouhodbou archivaci dokumentů (digitální archiv).

Přijatá a odeslaná pošta - AiP SafePřijatá a odeslaná pošta

Řešení se zaměřuje na správu přijatých a odeslaných poštovních dokladů. Centralizuje celou agendu a zajišťuje přehledný oběh dokumentů.

Řídící dokumentace - AiP SafeŘídící dokumentace (ISO)

Řešení je zaměřeno na správu řídící dokumentace (směrnic, pracovních norem apod.) vzniklé na základě interních nebo vnějších předpisů (např. ISO normy). Zajišťuje sledování platnosti, řízení revizí dokumentů a centralizované zpřístupnění jejich platných verzí.

Kontakty.  - AiP SafeAdresář kontaktů

Adresář kontaktů pokrývá evidenci kontaktních údajů na interní i externí subjekty. Umožňuje vytvářet vzájemné vazby mezi jednotlivými prvky a rovněž např. odrážet organizační strukturu. Data lze rovněž integroat do rozsáhlejších řešení pokrývajících správu dokumentů napříč podnikem.

Projekty - AiP SafeProjekty

Projektová kancelář je nástrojem pro správu projektů a s nimi související dokumentace. Řešení je určeno pro evidenci činností, kontroly plnění termínů a plánů nebo přehledů o celkové nebo dílčí pracnosti. Využít jej mohou projektoví vedoucí, majitelé firem, členové realizačních týmů či auditorské a kontrolní orgány.

Helpdesk - AiP SafeHelpdesk

Aplikace rozšiřuje Projektovou kancelář a umožňuje evidovat hlášení, dokumenty a veškerou komunikaci mezi dodavatelem a zákazníkem v servisní fázi projektu.

E-maily - AiP SafeE-maily

Řešení se zaměřuje na uložení e-mailových zpráv importovaných ze serveru MS Exchange nebo prostřednictvím protokolu POP3 a jejich další zpracování.

Zápisy z porad - AiP SafeZápisy z porad

Řešení pomáhá zjednodušit a zpřehlednit evidenci pravidelných porad a zápisů. Zajišťuje správu úkolů a všech souvisejících dokumentů.

Řešení na míru - AiP SafeŘešení na míru

Každé řešení vytváříme na míru - upravou stávajících agend, jejich integrací a úpravou funkčnosti. Realizujeme rovněž vývoj zcela nových řešení dle požadavků zákazníka.

Datové schránky

SAFE Datové schránky je nadstavbové řešení, které vám pomůže se vstupním uložením a zpracováním datových zpráv do systému pro správu dokumentů.

Digitalizace dokumentů

Systém pro podporu digitalizace SAFE opitmalizuje veškeré procedury v digitalizačním workflow, šetří čas a náklady.

Osm důvodů pro nasazení našich řešení

  • Zajištění efektivní a centralizované správy dokumentů v digitální podobě.
  • Bezpečné a dlouhodobé uložení (digitální archív).
  • Automatizace procesů spojených se zpracováním dokumentů.
  • Zpřehlednění a sjednocení zpracování vašich dokumentových agend.
  • Rychlé nalezení požadovaného dokumentu.
  • Vzájemná integrace řešení.
  • Správa dokumentů napříč organizací.
  • Integrace se stávajícími systémy organizace.