SAFE Datové schránky

Potřebujete zpracovávat dokumenty doručené prostřednictvím datových schránek? Hledáte způsob,

jak datové schránky propojit se stávajícími procesy?

SAFE datové schránky představuje elegantní řešení vašich potřeb.

Datové schránky - Acta Safe - řešení pro advokátní kanceláře

Co vám přinesou datové schránky?

Zavedení datové schránky znamená pro organizace (právnické osoby) nový povinný komunikační kanál při styku s orgány státní moci (a dalšími subjekty vyjmenovanými v zákoně). Od poloviny roku 2010 se otevírají další možnosti, kdy bude systém ISDS rovněž možné použít pro komunikaci mezi podniky.

Datové schránky s sebou přinášejí usnadnění komunikace, ale na druhé straně rovněž zvýšené nároky na informační infrastrukturu. Dokumenty doručované jako datové zprávy je, z důvodů devadesáti denní lhůty smazání od obdržení, třeba dlouhodobě ukládat a zpracovávat nejen s ohledem na lhůtu vyřízení datové zprávy, v řadě případů danou směrnicemi, zákony či vyhláškami. V rámci běžných firemních procesů je pak třeba tyto dokumenty distribuovat pověřeným osobám, které je vyřídí apod.

Naše řešení pro datové schránky postavené na platformě SAFE se stará nejen o vše uvedené, ale poskytuje další nadstavbové služby nad datovými schránkami a plně se integruje do stávajících procesů a informačních systémů organizace.

Integrace datových schránek s dalšími řešeními na platformě SAFE

 

 

SAFE Datové schránky

SAFE Datové schránky zajišťuje ukládání a zpracování datových zpráv na platformě SAFE. Obsahuje standardní funkcionality spisové služby a umožňuje řídit distribuci přijaté datové zprávy a v ní uložených dokumentů uvnitř organizace včetně sledování stavu a lhůt jejich vyřízení. Nabízí tyto vlastnosti:

  • příjem a odesílání datových zpráv spolu se sledováním stavu doručení
  • distribuce přijatých datových zpráv v organizaci
  • hlídání lhůty pro vyřízení datové zprávy a automatické upozorňování na její vypršení
  • nástroje pro kontrolu zpracování datových schránek a datových zpráv
  • prohlížení a vyhledávání datových zpráv uložených v systému
  • dlouhodobé, bezpečné uložení datových zpráv i po jejich smazání ze schránky po devadesáti dnech
  • přehled datových zpráv k danému subjektu, evidovaného v adresáři
  • vyhledávání datových schránek adresátů
  • uložení nových adresátů při příjmu zpráv z datové schránky
  • lze rozšířit o podepisování souborů ve formátu PDF

Propojte datové schránky s firemními procesy

SAFE Datové schránky lze rozšířit na kompletní evidenci příchozí a odchozí pošty. Tuto vstupní evidenci můžete následně propojit s dalšími řešeními v systému SAFE.

Vedle komunikace s orgány státní moci je typickým příkladem komunikace mezi podniky, kterou bude systém ISDS umožňovat od poloviny roku 2010. SAFE datové schránky či evidenci příchozí a pošty tak lze jednoduše navázat na řešení pro správu faktur, smluv či objednávek či jiných typů dokumentů, s nimiž běžně pracujete. Samozřejmostí je užší napojení na stávající systémy organizace (např. ERP).

SAFE datové schránky představuje homogenní systém, který vám pomůže s centrální správou dokumentů napříč organizací v souladu s definovanými firemními procesy a usnadní vašim zaměstnancům přístup k důležitým informacím.

Klíčové vlastnosti

  • Příjem a odesílání datových zpráv a evidence stavu doručení
  • Distribuce datových zpráv v organizaci
  • Hlídaní lhůty pro vyřízení datové zprávy
  • Kontrola zpracování datových zpráv
  • Dlouhodobé uložení datových zpráv i po jejich smazání ze schránky
  • Uložení nových adresátů při přijmu zpráv
  • Možnost rozšíření o podepisování souborů ve formátu PDF
  • Možnost rozšíření na plnohodnotnou evidenci příchozí a odchozí pošty
  • Možnost integrace s dalšími řešeními v systému SAFE

Přínosy

  • Provázání zpracování dokumentů z datových schránek s firemními procesy
  • Dlouhodobé, bezpečné uložení zpráv i po jejich smazání ze schránky po devadesáti dnech
  • Integrace se stávajícími systémy organizace
  • Zrychlení a zjednodušení komunikace
  • Založeno na osvědčené DSM/ECM platformě SAFE
  • Možnost dalších rozšíření dle potřeb organizace

Související řešení

SAFE Datové schránky jsou připraveny na integraci s jednotlivými řešeními pro správu dokumentů.