Archivace dokumentů, workflow, spisová služba

Veřejný sektot - AiP Safe

 

 

Organizacím ve veřejném sektoru pomáháme s efek-

tivní správou administrativních a dokumentových

agend. Přes workflow zajišťujeme rychlé zpřístupnění informací odpovědným osobám, které se podílí na rozhodování.

V čem vám naše řešení pomohou?

Naše řešení mohou být nasazena jednotlivě nebo být vzájemně integrována. Pomohou vám se správou následujících agend:

Evidence jednání - AiP SafeEvidence jednání

Jednání Rad a Zastupitelstev tvoří agendu, kterou provází rozsáhlé administrativní činnosti spojené s evidencí návrhů, programů a z nich vyplývajících úkolů. Připravili jsme proto řešení, které umožňuje dílčí procesy automatizovat a odstranit náročnou manuální evidenci.

Stížnosti - AiP SafeStížnosti

Řešení doplňuje standardní agendy pro státní správu a samosprávu. Umožňuje jednoduše a účelně evidovat podávané stížnosti a spravovat jejich vyřízení.

Zápisy z porad - AiP SafeLTP

Dlouhodobá ochrana digitálních záznamů pomocí nástrojů pro administraci archivu, schvalování typů formátů, pravidelnou kontrolu uložených balíčků.

Smlouvy - AiP SafeSmlouvy

Řešení pokrývá správu smluvních dokladů a zajišťuje řízení jednotlivých fází jejich životního cyklu dle interních procesů organizace.

Spisová služba  - AiP SafeSpisová služba

Elektronická spisová a archivní služba je určena pro evidenci dokumentů procházejících organizací a pro udržení jejich množství na optimálním objemu. Zahrnuje manipulaci s dokumenty od jejich doručení až po trvalé uložení v digitálním archivu nebo vyřazení a následné zničení v souladu s legislativními požadavky.

Veřejné zakázky - AiP SafeVeřejné zakázky

Zakázky představují rozsáhlou agendu, která se prolíná s dalšími procesy uvnitř organizace a vyžaduje přesnost a formální správnost údajů. Řešení umožňuje tuto agendu zpřehlednit, zefektivnit její řízení a tam, kde je to vhodné, ji rovněž integrovat s dalšími souvisejícími agendami.

Budovy - AiP SafeVizuální správa budov

Řešení evidence budov v systému SAFE nabízí elegantní a moderní způsob, jak integrovat různorodá evidenční data a předložit je uživateli v aktuálním a přehledném náhledu.

Kontakty - AiP SafeAdresář kontaktů

Adresář kontaktů pokrývá evidenci kontaktních údajů na interní i externí subjekty. Umožňuje vytvářet vzájemné vazby mezi jednotlivými prvky a rovněž např. odrážet organizační strukturu. Data lze rovněž integroat do rozsáhlejších řešení pokrývajících správu dokumentů napříč podnikem.

Řešení na míru - AiP SafeŘešení na míru

Každé řešení vytváříme na míru - upravou stávajících agend, jejich integrací a úpravou funkčnosti. Realizujeme rovněž vývoj zcela nových řešení dle požadavků zákazníka.

Řídící dokumentace - AiP SafeŘídící dokumentace (ISO)

Řešení je zaměřeno na správu řídící dokumentace (směrnic, pracovních norem apod.) vzniklé na základě interních nebo vnějších předpisů (např. ISO normy). Zajišťuje sledování platnosti, řízení revizí dokumentů a centralizované zpřístupnění jejich platných verzí.

Zápisy z porad - AiP SafeZápisy z porad

Řešení pomáhá zjednodušit a zpřehlednit evidenci pravidelných porad a zápisů. Zajišťují správu úkolů a všech souvisejících dokumentů.

Digitalizace dokumentů

Systém pro podporu digitalizace SAFE opitmalizuje veškeré procedury v digitalizačním workflow, šetří čas a náklady. Využijte nástroje, který díky bezešvé architektuře spojuje všechny moduly potřebné v digitalizačním workflow k digitalizaci papírových dokumentů a svazků v jeden.

Osm důvodů pro nasazení našich řešení

  • Zpřehlednění a urychlení rozhodování.
  • Centralizovaná správa dokumentů.
  • Zjednodušení řízení složitých agend.
  • Zajištění přesnosti a jednoznačnosti informací.
  • Rychlé nalezení potřebných dokumentů ve správný čas.
  • Odstranění časově i finančně nákladné evidence tištěných dokumentů (archivace dokumentů).
  • Prezentace informací v souvislostech.
  • Jednoznačná evidence odpovědnosti za nakládání s dokumenty a za rozhodovací procesy (workflow).