Spisová služba

Spisová služba. - Aip SafeHledáte spolehlivé řešení pro evidenci denně doručovaných dokumentů? Potřebujete dostát zákonným požadavkům na spisovou a archivní službu? Chcete zajistit elektronické zpracování dokumentů a zjednodušit administrativní procesy?

Produktový list

spisova-sluzba.pdf 

Elektronická spisová a archivní služba (ESAS) je určena organizacím státní správy a samosprávy. Pomůže vám s evidencí a správou dokumentů, které prochází organizací od jejich doručení až po trvalé uložení a případnou skartaci.

Pomáhá zajistit každodenní chod často rozsáhlé administrativní agendy, řídit oběh dokumentů v organizaci a umožňuje získat stálý přehled o všech písemnostech a stavu jejich zpracování.

Elektronická spisová a archivní služba splňuje zákonné požadavky na provoz spisové služby ve státní správě a samosprávě dle vyhlášky NBÚ č. 55/2008 Sb. o administrativní bezpečnosti a registrech utajovaných informací a vyhlášky 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.

Klíčové vlastnosti

  • Evidence dokumentů vstupujících do organizace v jakékoliv podobě (fyzické a elektronické)
  • Kniha kontaktů
  • Nastavení stupně utajení dokumentů
  • Zaznamenání všech operací s dokumenty a jejich původci
  • Monitoring oběhu dokumentu v rámci organizace
  • Evidence způsobu zpracování dokumentů
  • Sdílení spisů a dokumentů
  • Tvorba souhrnných výstupů
  • Správa skartačních a archivačních plánů a návrhů
  • Definování parametrů skartace a archivace pro každý dokument
  • Hromadné operace s dokumenty

Přínosy

  • Přehledná evidence dokumentů v elektronické podobě
  • Odstranění náročné manuální evidence a uložení dokumentů
  • Zjednodušení a urychlení administrativních činností
  • Implementace zákonných požadavků na provoz spisové a archivní služby