Pomáháme organizacím dlouhodobě a bezpečně ukládat dokumenty, řídit jejich oběh a zefektivňovat tak informační prostředí. Naši zákazníci se mohou soustředit na dosahování svých obchodních cílů a potřeby v oblasti správy dokumentů nechat plně na nás.

Dokument management systém poskytuje komplexní přehledy (sestavy) o pracnosti jednotlivých projektů a nabízí možnosti srovnání skutečných časových nákladů s plánovanými náklady projektu

Informace, nápady nebo prostá data vznikající během procesu tvorby projektu jako v podstatě
vedlejší produkt výsledků spolupráce členů projektového týmu, je třeba včas
zachytávat (DMS). Pokud budeme chtít s daty nakládat jako se znalostmi, zachytávat je v době
jejich vzniku, sdílet je DMS systémem, můžeme ze DMS systému vytvořit velmi silný
nástroj.
Spojením Document management systému a spolupracujících členů projektových týmů
může vzniknout nástroj na kontrolu, řízení, nakládání a řízenou distribuci znalostí (workflow).

Každá organizace zpracovává dnes a denně množství dokumentů, které sama vytváří nebo jsou jí doručeny. Dokument je dynamickým prvkem, jehož obsah podléhá změnám, je třeba jej účelně distribuovat v rámci organizace, v případě potřeby zajistit jeho okamžitou dostupnost a rovněž jeho bezpečné uložení v souladu s vnitřními nebo vnějšími směrnicemi, jimiž se organizace řídí. Typickým příkladem je vytvoření a schválení smlouvy nebo evidence faktury a její zaúčtování. Exponenciální růst počtu přijatých nebo vytvořených dokumentů a jejich evidence v tradiční papírové podobě představuje zátěž, která se projevuje nejen po stránce finanční a časové, ale rovněž v náročném organizačním zajištění.

Veškeré činnosti spojené s evidencí papírových dokumentů lze přenést do systému pro správu dokumentů a příslušné administrativní agendy tak zcela elektronizovat. Díky tomu lze optimalizovat často složité pracovní procesy, urychlit oběh dokumentů a současně zajistit jejich dostupnost všem odpovědným uživatelům. DMS systém tak představuje důležitý prvek informační infrastruktury podniku, který při správné implementaci zefektivní tok činností a informací v návaznosti na další systémy. Takto lze např. digitalizovat zcela běžné agendy, jakými jsou zpracování faktur, tvorba a schvalování smluv, správa řízené dokumentace a mnohé další.

Nasazení DMS systému se vyznačuje těmito stěžejními přínosy:

• Evidence dokumentů probíhá v elektronické podobě - každý dokument je evidován elektronicky a může být doplněn o digitalizovanou kopii původní papírové předlohy. Zpracování probíhá v jednotném rozhraní a veškeré změny provedené na dokumentech jsou zaznamenány ve formě verzí spolu s jejich původci.
• Okamžitá dostupnost dokumentů - každý dokument je okamžitě dostupný. DMS systém obsahuje nástroje pro jeho rychlé vyhledání a zobrazení.
• Řízení oběhu dokumentů v rámci organizace - proces zpracování dokumentu může vyžadovat jeho oběh po organizaci. V DMS systému lze tento požadavek řešit implementací workflow procesu, pomocí něhož je řízeno „předávání" dokumentů odpovědným osobám. Nedochází ke ztrátám dokumentů či k jejich nesprávnému předání.
• Modelování pracovních procesů - pracovní procedury lze modelovat prostřednictvím workflow procesu, který stanovuje jednotlivé kroky. Díky tomu se lze soustředit na vlastní práci, aniž by bylo třeba složitě řídit či kontrolovat organizační zajištění.
• Bezpečnost - dokumenty jsou bezpečně uloženy a přístup k nim lze škálovat úrovní oprávnění.
• Dlouhodobé uložení a archivace - dokumenty mohou být uloženy standardně v databází nebo zálohovány na jiných médií (např. magnetických páskách).

Nesnižujte výkonnost svých pracovníků tím, že je necháte pracovat se starým systémem pro správu dat. Vyzkoušeli jste DMS systém? Systémy často omezují činnost pracovníků a některé informace jim, vlivem nepřesně nastavených práv, prostě nezobrazí.

DMS systém nahradí stávající úložiště záznamů a zastaralé informace nebudou odčerpávat čas vašich lidí, který doposud trávili nad pročítáním neaktuálních informací. Nový DMS systém se postará o udržování aktuálnosti záznamů, jejich zobrazení správným lidem ve správném čase.

DMS systém SAFE umožňuje přenos libovolných vlastností mezi různými nativními systémy našich klientů. K takovým systémům mohou patřit různé korporátní aplikace, ERP systémy, skladové systémy, CRP a nebo např. další content management platformy.

Mezi naším DMS systémem a klientským nativním systémem probíhá komunikace oběma směry, kterou lze v návaznosti na konkrétní aktivitu spouštět manuálně nebo automaticky. Může se jednat např. o aktivitu v DMS systému, která vzniká při plnění úkolu v rámci workflow procesu. Iniciativou pro synchronizaci se také může stát výsledek porovnání hodnot ve sledovaných vlastnostech záznamu. Automatické synchronizace lze spouštět jako plánovaný přenos dat, taková synchronizace pak probíhá automaticky v pravidelných cyklech podle konkrétní konfigurace DMS systému (často probíhá v období s menší uživatelskou aktivitou).

Přínosem synchronizace DMS systému s nativními systémy klienta jsou nezanedbatelné úspory v nákladech na sledování změn v jednotlivých systémech. Pro uživatele znamená vzájemné propojení více systémů s DMS systémem možnost zachování stávajících pracovních postupů v nativní aplikaci, bez nutnosti měnit léty ověřené a zažité pracovní postupy.