Schvalování faktur ve společnosti Mitas, a.s. – DMS řešení v ostrém provozu

Nový projekt oběhu a schvalování dodavatelských faktur byl předán do ostrého provozu. Podařilo se tak ukončit celý projekt dle původního časového harmonogramu . Společnost Mitas, a.s. tedy s novým rokem začala pro přípravu a schvalování faktur využívat DMS systém – SAFE a tím započal postupný proces přechodu z papírových faktur na digitální dokumenty. Přechod na nový DMS systém umožní uživatelům pohodlí zpracování faktur výhradně pomocí svého počítače, bez nutnosti druhotných úkonů.

K hlavním výhodám DMS řešení patří :

  • Centrální ukládání dat s možností individuálního přístupu přes web, bez ohledu na místo a čas, ve kterém se uživatel nachází (významná úspora nákladů zejména u společnosti s více pobočkami)
  • On-line sdílení jediné digitální kopie originálu několika uživatelům, zároveň přinese úspory nejen časové, ale ušetří i náklady na další tisky kopií a jejich případnou distribuci cílovým uživatelům.
  • Integrace s ERP systémem umožní plynulé propojení více informací v jednoduchém webovém formuláři bez nutnosti dalšího přihlašování a vyhledávání.

Zjednodušení přístupu k dokumentům různých typů, včetně jejich příloh, možnost kontroly nad probíhajícím procesem schvalování workflow faktur s možností přístupu k výsledkům o schválení faktury, oboustranná kompatibilita dat se systémy třetí strany a další. To jsou jen základní přínosy bezpečného digitálního dynamického archivování digitalizovaných dokumentů v DMS systému SAFE  společností Mitas, a.s.