Systém pro advokátní kancelář Acta Safe nabízí modul pro správu palmárních spisů | 7.3.2014

Nový modul systému Acta Safe slouží ke správě palmárních spisů. Workflow sleduje všechny fáze palmárního spisu, od vytvoření palmární žaloby přes podání platebního rozkazu, soudní jednání, exekuce až po vymožení či insolvenci. Systém pro správu dokumentů advokátních kanceláří poskytuje customizované šablony s importem dat o dlužnících zjednodušují uživatelům vytváření oficiálních podkladů. Spisy modulu jsou stejně jako standardní spisy napojené na adresář, faktury a další dokumenty a záznamy v systému.

Systém pro správu a vedení dokumentové agendy pro advokátní praxi | Acta Safe |  >>

 

Přehled aktivních spisů, za něž odpovídá aktuálně přihlášený uživatel.

Elektronická smlouva prošla auditem nezávislého soudního znalce | 27.2.2014

Dokument management systém SAFE v projektu Dematerializace ve společnosti CETELEM ČR, a.s prošel úspěšně auditem nezávislého soudního znalce. Audit prokázal, že elektronická smlouva uložená v DMS systému SAFE má stejné právní účinky jako smlouva v listinné podobě.

 

Nový modul systému pro správu dokumentů SAFE - CETELEM ČR, a.s. | 19.2.2014

CETELEM ČR, a.s.  - rozšíření stávající instalace systému pro správu dokumentů SAFE o modul Dematerializace. Klienti namísto papírové smlouvy podepisují smlouvu ve formátu PDF pomocí signpadu, celý proces vyřízení půjčky probíhá elektronicky. DMS systém SAFE dokumenty zpracovává a udržuje platnost elektronických podpisů a časových razítek.

Konference INFORUM 2014 | 10.2.2014

INFORUM 2014:  20. ročník konference o profesionálních informačních zdrojích

Kdy: 27.-28. května 2014
Kde: Vysoká škola ekonomická Praha, Česká republika
Web: www.inforum.cz


 

Společnost OZP úspěšně zapojila spisovou službu SAFE do pracovních procesů

OZP – Oborová zdravotní pojišťovna zaměstnanců bank, pojišťoven a stavebnictví v minulých měsících přecházela na Spisovou službu SAFE od společnosti AiP Safe.

Řídící výbor hodnotí projekt kladně

Po třech měsících provozu je Spisová služba   SAFE úspěšně používána napříč celou organizací a systém plynule běží. Vedení OZP na posledním řídícím výboru vyjádřilo spokojenost se stavem, ve kterém se nachází projekt Spisové služby; průběh zavedení systému hodnotí jako bezproblémový.

 Spisová služba podle Národního standardu

OZP je organizací, která je povinna evidovat podání a odpovědi přes spisovou službu ve smyslu zákona č. 190/2009 Sb. (novela zákona č. 499/2004 Sb.) o archivnictví a spisové službě a Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby. Pro společnost OZP nebyla evidence přijaté a odeslané pošty v elektronické podobě novinkou, vlivem změny v české legislativě byla nucena začít používat spisovou službu, která těmto novým legislativním požadavkům vyhovuje. Ve výběrovém řízení zvítězila Spisová služba SAFE, která plně odpovídá těmto nárokům, navíc umožňuje bezešvé propojení dokumentů ze spisové služby s již stávajícími workflow procesy.  

 Úspěšné nasazení systému

Protože se jedná o systém, který přinese změnu do pracovních činností a návyků téměř každého pracovníka,  komplikace byly nasnadě. Příprava se vyplatila a po uplynutí 3 měsíců rutinního provozu Spisové služby SAFE je stav projektu zavedení nové spisové služby hodnocen velmi kladně.

Dlouhodobé uchování dokumentů v souladu s OAIS

 

Před dvaceti lety jsme začali zpracováním ochranných známek Federálního úřadu pro vynálezy a projektem Paměť světa. Dnes dodáváme framework SAFE,   který umožňuje zajistit bezpečné dlouhodobé uložení dat a metadat včetně jejich efektivní správy a logické ochrany v souladu s požadavky OAIS.

Jak to všechno začalo 

V roce 1991 se tři technici z Gramofonových závodů dohodli na společném podnikání. Tak vznikla naše první společnost, icome, s. r. o. - partner pro CD-ROM. Nabízeli jsme jako jedni z prvních na trhu CD-ROM mechaniky, tituly a především úžasnou možnost dlouhodobého uložení 600 MB dat na tomto médiu. Zajišťovali jsme nejen uložení, ale i kontrolu médií pro zachování jejich čitelnosti a mezi prvními také fulltextový vyhledávací a prezentační software pro CD-ROM.

První digitalizace

Ješte před zahájením digitalizace rukopisu jsme jako první zakázku realizovali v roce 1992 digitalizaci ochranných známek pro Federální úřad pro vynálezy. I po 20 letech jsou námi naskenované soubory stále čitelné v původním formátu.

Paměť světa

Na jaře 1993 jsme ve spolupráci s Národní knihovnou CR a UNESCO vydali první databázi vybraných ukázek ze vzácných rukopisu na CD-ROM „Pamět světa“. Zároveň jsme se vydali na cestu hledání, jak správně dlouhodobě ukládat digitalizované obrazové soubory a jejich metadata tak, aby byly co nejméně závislé na rychle se vyvíjejících technologiích a formátech. Toto hledání vyvrcholilo návrhem formátu DOBM, který byl v roce 1999 přijat jako doporučení UNESCO pro program Paměť světa.

 AiP Safe

Na přelomu minulého tisíciletí nás oslovilo Ministerstvo obrany a získali jsme zakázky od první banky a pojištovny. Přenesli jsme se do komerční a zejména finanční sféry, která patří k vůbec nejnáročnejší kategorii zákazníků. V té době jsme již měli k dispozici druhou verzi předchůdce současného frameworku SAFE.

Framework SAFE

Dnešní SAFE je otevřená stavebnice skládající se ze spolehlivých systémových služeb, jejichž základem je archiv ověřený v produkci na velkých objemech dat. Zároveň umožňuje jednoduché zapojování pluginů dle konkrétní potřeby daného projektu. Vrstva workflow zajištující procesy vznikala postupně a obměňovala se v průbehu let na základě konkrétních zkušeností. Běh
frameworku je kontinuálně logován k zajištění optimálního chodu systému. 

OAIS

Model OAIS je soubor obecných doporučení při budování digitálního archivu. Řídí se jimi jak paměťové instituce, tak i banky, pojišťovny a další subjekty, které potřebují dlouhodobě bezpečně ukládat data s jejich metadaty a zajistit jejich citelnost a efektivní dostupnost. Naše implementace OAIS plně odpovídá modelu a prináší další možnosti navíc. 

Referenční model podle OAIS
OAIS ready system SAFE

Národní digitální knihovna

Práce na budování Národní digitální knihovny je pro nás logickým vyústěním našich předchozích zkušeností a postavení v oblasti dlouhodobého ukládání dokumentu na domácím trhu. Přes počáteční neduůvěru se nám podařilo navázat konstruktivní spolupráci. V Národní knihovně vznikl nový tým s chutí prezentovat českou invenci a dovednost do světa a ne jen kopírovat jiné. Práce na implementaci pro NDK nyní vrcholí a již brzy ji budeme moci představit odborné veřejnosti.

 



Rešení SAFE jsou používána ve veřejném i soukromém sektoru

Framework SAFE je používán nejen jako dlouhodobé bezpečné úložiště, ale i jako agendový systém pro správu klientské dokumentace, smluv a objednávek, faktur, ISO dokumentace a dalších typu dokumentu dle potřeb našich zákazníků.
V neposlední řadě dodáváme našim zákazníkům spisovou službu podle národního standardu včetně časových razítek, digitálního podepisování a připojení na informační systém datových schránek.

Konference INFORUM 2012

INFORUM 2012: 18. ročník konference o elektronických informačních zdrojích

Inforum 2012Kdy: 22.-24. května 2012
Kde: Vysoká škola ekonomická v Praze, Česká republika
Organizátoři: Albertina icome Praha a Vysoká škola ekonomická
Web: www.inforum.cz


Konference INFORUM je zaměřena na elektronické informační zdroje a jejich profesionální využívání ve vědě, výzkumu, vzdělávání a podnikání a jako taková je ojedinělou akcí svého druhu v celé střední a východní Evropě.

 

Pozvání na konferenci letos přijali Barbara Buckley Owen a Tim Buckley Owen, informační odborníci z Velké Británie, a Greg R. Notess z Montana State University Library (USA).

Seminář na téma: Datové schránky a elektronické dokumenty v advokátní praxi

Seminář je určen nejen (především) pro poskytovatele IT služeb advokátním kancelářím a pro advokátní kanceláře.

Stručný výčet toho, co se na semináři dozvíte:

  • Jak si můžete usnadnit práci s datovými schránkami a datovými zprávami?
  • Jak snadno a bezpečně vyřešit příjem elektronickcých dokumentů a jejich uložení?
  • Co lze získat použitím informačního systému?

Pozvánku na semínář, který se koná dne 20.9.2011 od 12:00 v pražském hotelu Elysee naleznete na www.actasafe.cz

Otevřena pobočka AiP Safe Brno

Společnost AiP Safe  s.r.o. otevřela Brněnskou pobočku. Svým klientům a obchodním partnerům je  nově k dispozici na adrese:

AiP Safe

Optátova 19a
637 00 Brno - Jundrov

Telefon: +420 257 327 037
Fax: +420 257 322 033
E-mail: info[at]aipsafe.cz

Seminář na téma: Využití informačních systémů v advokátní praxi

Účastníci semináře se dozví, jaké výhody jim může nabídnout informační systém. Součástí semináře je prezentace systému Acta Safe, který pomáhá zvyšovat efektivitu práce a konkurenceschopnost.

Pozvánku na semínář, který se koná dne 26.05.2011 v pražském hotelu Elysee naleznete na www.actasafe.cz