Dokument management nástroj kontroly inspekce SZPI

Internet ukládá do DMS  

Aplikace pro prohledávání internetu s pomocí běžných vyhledávačů a následného uložení vybraných stránek do Dokument management systému SAFE.

 

Takto implementovaný DMS systém bude uživatelům pomáhat při vyhledávání podnikatelských subjektů (prodejců, distributorů, dovozců apod.), kteří prodávají na internetu produkty, jenž jsou v kontrolní kompetenci SZPI podle zákona č. 146/2002 Sb.
DMS systém vytváří nové a nebo mění staré zvyklosti při práci s obsahem na internetu.

Dokument management systém provádí automatické vyhledávání webových stránek na internetu podle uživatelsky nastavených pravidel. Filtrovaný obsah následně ukládá a zapojuje do kontrolních procesů v rámci nastaveného workflow (pracovního postupu) SZPI.
Nad seznamem vyhledaných a archivovaných webových stránek vznikají záznamy o úkonech prováděných jednotlivými pracovníky SZPI. Výsledky kontrol se následně ukládají v podobě nových verzí do Dokument management systému, kde je s nimi možno dále pracovat.

DMS systém ukládá popisné údaje k archivovaným webovým stránkám. O tom, které stránky se budou archivovat a které se vyřadí rozhoduje určený pracovník SZPI. Uložené stránky se automaticky předávají do složek k dalšímu zpracování eventuelně i do workflow, které tyto záznamy může distribuovat jednotlivým kontrolorům formou úkolu).
V závislosti na výsledku kontroly prováděné pracovníkem SZPI se záznamy (popisné údaje) mění a změny se ukládají do verzí dokumentu. Změna popisných údajů (výsledek kontroly) archivovaných webových stránek přímo ovlivňuje nastavení a potažmo i výsledek dalších automatických vyhledávacích cyklů. Stránky, kterým byl přiřazen příslušným příznak, může systém v příštím vyhledávacím cyklu buď využít pro další prohledávání nebo z dotazu vyřadit. Tak výsledky vyhledávání budou relevantnější a bez nadbytečného obsahu. Touto součinností DMS s internetovými vyhledávači lze dosáhnout poskytování předem filtrovaného výsledku vyhledávání obsahujícího např. jen stránky, které ještě kontrolou v SZPI neprošly, apod. variant může být jistě více,
DMS systém poskytuje uživatelům komfort samostatně pracujícího robota, který prohledává internet a poskytuje výsledky vyhledávání v přehledném zobrazení.
Kombinace manuální kontroly výsledků vyhledávání a automatického robota, ve spojení s příjemným pracovním prostředím dostupném odkudkoliv vytváří unikátní nástroj kontroly webového obsahu.
Obě části, na které lze rozdělit celý proces kontroly, jak manuální i automatizovaná, probíhají v intuitivním pracovním prostředí internetového prohlížeče a nezatěžují uživatele zbytečně složitými nároky.
K manuálním činnostem uživatele Dokument management systému patří zejména nastavení podmínek dotazu pro vyhledávání – obdobně jako u běžných vyhledávačů - zacílení dotazu na určitý segment trhu (včetně možnosti zadání dílčích vyhledávacích podmínek). Další manuální činnost se týká samotné kontroly a procházení získaného vzorku. Automatická část systému kontroly běží zcela samostatně a v pravidelných cyklech poskytuje DMS systému výsledky vyhledávání vždy s novým nebo aktualizovaným obsahem.

Hlavní výhodou tohoto řešení se ukázalo být snížení časové náročnosti pracovních úkonů, které by jinak bylo nutné provádět při hledání aktuálního obsahu na internetu. Dále dostupnost centrálně uložených dat z intranetu organizace (výhledově možno i z internetu pod přístupem chráněným jménem a heslem) všem autentifikovaným pracovníků SZPI, nehledě na místo a čas.
Implementací Dokument management systému s nadstavbou pro poloautomatizované prohledávání internetu se výrazně zvyšuje možnost zlepšení výsledků prováděných kontrol vzhledem k jejich načasování a pracnosti. Zavedení DMS systému do praxe ocení jistě i ti, které zajímají statistické přehledy o počtech provedených kontrol za určité časové období v kontextu určitého segmentu trhu apod.