Workflow

Workflow - Aip SafePotřebujete zajistit řízené zpracování a oběh dokumentů bez rizika? Chcete zjednodušit kroky pracovních procesů? Potřebujete delegovat úkoly a zachovat příslušný organizační postup?

Workflow ve zkratce

  • Automatizace procesů napomáhá ke zvýšení jejich efektivity odstraněním zbytečných či nežádoucích kroků.
  • Podporuje standardizaci a získání vyšší kontroly nad jednotlivými částmi procesu.
  • Umožňuje snadné přizpůsobení měnícím se podmínkám.
  • Zaměřuje se pouze na důležité aspekty procesů a tím se podílí na jejich zjednodušení.
  • Zabraňuje ztrátám dokumentů či jejich distribuci na nežádoucí místa.
  • Pomáhá ošetřit rozhodovací uzly a delegování odpovědnosti.

V čem vám workflow systém může pomoci?

Implementace workflow je vhodná všude tam, kde je třeba řídit procesy související se zpracováním a oběhem dokumentů a současně zachovat příslušný administrativní, organizační nebo technologický postup.

Na základě definovaných pracovních procedur organizace vám implementace workflow systému pomůže:

  • zajistit účelnou distribuci nejen dokumentů, ale také úkolů a dalších souvisejí-cích informací;
  • získat okamžitý přehled o průběhu celého procesu;
  • při řízení úkolů a sledování termínů;
  • delegování odpovědnosti.

Díky automatizaci řady činností se tak pracovníci mohou lépe soustředit na vlastní zpracování úkolů. Využití workflow velmi zvyšuje efektivitu práce a uvolňuje pracovní kapacity na jiné důležitější činnosti.

Vyvíjíme několik samostatných řešení, které nám umožňují pružně reagovat na specifické potřeby:

  • Podpisové workflow
  • SafeTree
  • Workflow systém na bázi BPEL

Kde můžete workflow použít?

Workflow řešení je vhodné použít všude tam, kde je třeba zajistit řízený oběh dokumentů, modelování pracovních a jiných procesů spojených s vytvářením úkolů.

Podpisové workflow

Podpisové workflow patří mezi velmi flexibilní řešení a umožňuje jednoduše ošetřit uživatelské výjimky.Je postaveno na bázi změny stavů dokumentu dle aktivity uživatele. Vlastní aktivitu, díky níž dochází ke změně stavu dokumentu, stvrzuje uživatel tzv. podpisem. Podpis rovněž umožňuje evidovat kdo, kdy a proč změnu na dokumentu aktivoval.

Díky tomu lze jednoduše definovat asynchronní procesy a spolu s propracovaným systémem oprávnění a rolí lze workflow nastavit dle požadavků organizace.

SafeTree

Workflow řešení SafeTree je vhodné zejména pro řízení asynchronních procesů. Díky tomu lze reagovat na výjimečné situace, aniž by bylo třeba měnit průběh procesu.
Použití SafeTree vám umožní:

  • jednoznačně definovat odpovědnost za jednotlivé úkoly;
  • řídit termíny zpracování úkolů;
  • sledovat historii procesu;
  • v rámci každého uzlu vytvářet další úkoly nebo podúkoly.

Workflow na bázi BPEL

Workflow postavené na bázi BPEL je vhodné především při řízení synchronních procesů, které mají pevně stanovený sled kroků. Na základě jednoznačně definovaných procesních schémat umožňuje automatizovaný oběh digitálních dokumentů, které jsou uloženy v systému.

Klíčové vlastnosti

  • Automatizace administrativních procesů
  • Řízený oběh dokumentů v rámci organizace
  • Tvorba úkolů a podúkolů
  • Termíny plnění úkolů a jejich automatické sledování
  • Jednoznačná odpovědnost za přidělené úkoly
  • Několik typů workflow řešení, které plně reagovat na specifické potřeby a situace 

Přínosy

  • Automatizace procesů napomáhá ke zvýšení jejich efektivity odstraněním zbytečných či nežádoucích kroků.
  • Odstraní rizika ztrát dokumentů či jejich distribuci na nežádoucí místa.
  • Ošetření rozhodovacích uzlů a delegování odpovědnosti.
  • Podpora standardizace a získání vyšší kontroly nad jednotlivými částmi procesu. 
 

Workflow standardně implementujeme např. u řešení pro zpracování faktur, smluv či ISO dokumentace, správy projektů apod.